Nắm Vững Bài Tập Vẽ Sơ Đồ BFD Có Lời Giải Chi Tiết

Chào bạn, người đang “đau đầu” với môn phân tích thiết kế hệ thống, hoặc chuẩn bị làm báo cáo thực tập, đồ án tốt nghiệp cần vẽ sơ đồ BFD? Bạn tìm kiếm một nguồn tài liệu không chỉ lý thuyết suông mà còn có cả Bài Tập Vẽ Sơ đồ Bfd Có Lời Giải để thực hành và kiểm tra lại kiến thức của mình? Nếu đúng vậy, bạn đã đến đúng nơi rồi đấy!

Trong thế giới công nghệ thông tin và quản lý quy trình, sơ đồ BFD (Business Flow Diagram) hay còn gọi là sơ đồ luồng dữ liệu kinh doanh, đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Nó giống như bản đồ chỉ đường giúp bạn hình dung toàn bộ quá trình hoạt động của một hệ thống hay một quy trình nghiệp vụ cụ thể. Nhưng vẽ BFD sao cho đúng, cho chuẩn thì không phải ai cũng làm được ngay từ lần đầu. Lý thuyết là một chuyện, bắt tay vào thực hành lại là chuyện khác. Rất nhiều bạn vướng mắc ở khâu này.

Thấu hiểu nỗi băn khoăn đó, hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau đi sâu vào chủ đề này. Không chỉ ôn lại kiến thức nền tảng về BFD, chúng ta còn tập trung vào phần hấp dẫn nhất: các bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải chi tiết. Mục tiêu là để bạn không chỉ biết vẽ, mà còn hiểu rõ TẠI SAO lại vẽ như vậy, từ đó tự tin áp dụng vào báo cáo thực tập hay dự án của mình. Cùng bắt đầu hành trình “giải mã” BFD nhé!

BFD là gì và tại sao nó quan trọng?

BFD (Business Flow Diagram) là gì?
BFD, hay sơ đồ luồng dữ liệu kinh doanh, là một loại sơ đồ minh họa các bước trong một quy trình nghiệp vụ cụ thể, tập trung vào luồng dữ liệu giữa các tác nhân, các công đoạn xử lý và nơi lưu trữ dữ liệu. Nó giúp bạn nhìn bức tranh tổng thể về cách thông tin hoặc dữ liệu di chuyển trong một hệ thống.

Tại sao BFD lại quan trọng trong báo cáo, đồ án?
Vẽ sơ đồ BFD giúp bạn mô tả quy trình nghiệp vụ một cách trực quan, dễ hiểu. Thay vì diễn tả bằng lời dài dòng, một sơ đồ BFD chuẩn sẽ giúp người đọc (giảng viên, người quản lý) nắm bắt nhanh chóng cách một hệ thống hoạt động, từ đó đánh giá được sự phức tạp, các điểm cần cải thiện hoặc các yêu cầu về hệ thống thông tin.

Các ký hiệu chính trong sơ đồ BFD bạn cần biết?

Sơ đồ BFD sử dụng các ký hiệu nào để thể hiện các thành phần của quy trình?
Trong sơ đồ BFD, chúng ta thường sử dụng 4 ký hiệu cơ bản để biểu diễn các yếu tố cấu thành nên quy trình. Nắm vững ý nghĩa của chúng là bước đầu tiên để vẽ sơ đồ BFD chính xác.

• Hình chữ nhật bo góc (Terminator/External Entity): Biểu diễn các tác nhân bên ngoài hệ thống đang xem xét. Đó có thể là con người (khách hàng, nhân viên khác bộ phận), tổ chức khác, hoặc một hệ thống khác có tương tác với hệ thống của bạn. Họ là nguồn cung cấp hoặc nơi nhận dữ liệu cuối cùng.
• Hình chữ nhật (Process): Biểu diễn một công đoạn xử lý dữ liệu hoặc thực hiện một hành động cụ thể trong quy trình. Đây là nơi dữ liệu được biến đổi hoặc xử lý. Mỗi process cần được đặt tên rõ ràng bằng một động từ và tân ngữ (ví dụ: “Xử lý đơn hàng”, “Kiểm tra thông tin”).
• Hình hộp mở một cạnh (Data Store): Biểu diễn nơi lưu trữ dữ liệu. Đó có thể là một tập tin, một cơ sở dữ liệu, một cuốn sổ cái, hay bất kỳ nơi nào dữ liệu được lưu trữ để sử dụng sau này. Tên Data Store thường là danh từ số nhiều (ví dụ: “Hồ sơ khách hàng”, “Thông tin sản phẩm”).
• Mũi tên (Data Flow): Biểu diễn luồng di chuyển của dữ liệu giữa các thành phần khác nhau. Mũi tên chỉ rõ hướng dữ liệu đi từ đâu đến đâu. Tên của mũi tên thường mô tả loại dữ liệu đang di chuyển (ví dụ: “Đơn đặt hàng”, “Phiếu nhập kho”, “Báo cáo doanh thu”).

Hiểu rõ “khuôn mặt” của từng ký hiệu này sẽ giúp bạn không bị nhầm lẫn khi bắt tay vào vẽ. Cứ coi như bạn đang học bảng chữ cái trước khi ghép từ vậy.

Làm thế nào để vẽ sơ đồ BFD từng bước?

Quy trình chung để vẽ một sơ đồ BFD là gì?
Vẽ BFD không quá phức tạp nếu bạn đi đúng trình tự. Nó giống như việc bạn lên kế hoạch cho một chuyến đi vậy, cần xác định điểm đi, điểm đến, các chặng dừng và những gì bạn mang theo.

1. Xác định phạm vi: Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn cần biết rõ quy trình nào mà bạn sẽ vẽ BFD. Phạm vi của sơ đồ BFD phải được giới hạn rõ ràng. Nó bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu? “Vẽ quy trình bán hàng” thì quy trình đó bắt đầu từ khi khách hàng đặt hàng hay từ khi nhân viên tiếp nhận yêu cầu? Xác định rõ như “vẽ quy trình xử lý đơn hàng từ khi khách hàng click ‘Đặt hàng’ đến khi đơn hàng được đóng gói và giao cho bên vận chuyển” sẽ giúp bạn không bị lan man.
2. Liệt kê các tác nhân ngoài (External Entities): Ai/Cái gì bên ngoài hệ thống đang tương tác với quy trình này? Đó có thể là khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan thuế, hệ thống khác… Vẽ các tác nhân này ra trước.
3. Liệt kê các công đoạn xử lý (Processes): Các bước chính trong quy trình là gì? Cố gắng chia nhỏ quy trình thành các công đoạn xử lý logic. Mỗi công đoạn nên thực hiện một chức năng cụ thể và có thể mô tả bằng một câu ngắn gọn (động từ + tân ngữ). Đừng quá chi tiết ban đầu, chỉ tập trung vào các bước chính.
4. Liệt kê các kho dữ liệu (Data Stores): Dữ liệu nào cần được lưu trữ trong suốt hoặc sau khi quy trình diễn ra? Dữ liệu nào cần truy xuất để thực hiện quy trình? Xác định các nơi lưu trữ dữ liệu này.
5. Kết nối các thành phần bằng luồng dữ liệu (Data Flows): Bây giờ, hãy dùng mũi tên để nối các thành phần lại với nhau, thể hiện dữ liệu di chuyển như thế nào giữa chúng. Dữ liệu đi từ tác nhân ngoài vào process? Từ process vào kho dữ liệu? Từ kho dữ liệu ra process? Từ process này sang process khác? Đặt tên cho mỗi luồng dữ liệu để làm rõ thông tin đang được truyền đi là gì.
6. Kiểm tra và tinh chỉnh: Sau khi vẽ xong, hãy xem lại toàn bộ sơ đồ. Có sót thành phần nào không? Luồng dữ liệu có logic không? Tên gọi của các ký hiệu và luồng dữ liệu đã rõ ràng, dễ hiểu chưa? Quy trình có phản ánh đúng thực tế không? Thường thì sẽ cần một vài lần chỉnh sửa để có được sơ đồ hoàn chỉnh và chính xác nhất.

Đừng ngại vẽ nháp trước khi vẽ chính thức. Giống như bạn phác thảo ý tưởng trước khi viết vậy, nó giúp bạn hình dung rõ hơn và tránh sai sót ngay từ đầu.

Tại sao việc luyện tập bài tập vẽ sơ đồ BFD lại quan trọng?

Luyện tập BFD giúp cải thiện kỹ năng như thế nào?
Giống như học bất kỳ môn năng khiếu nào, vẽ sơ đồ BFD cũng cần luyện tập thường xuyên. Đọc lý thuyết chỉ giúp bạn hiểu nguyên tắc, nhưng thực hành các bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải mới là cách tốt nhất để biến kiến thức thành kỹ năng.

Thực hành giúp bạn:

• Nắm vững ký hiệu và cách sử dụng: Bạn sẽ không còn bỡ ngỡ hay nhầm lẫn giữa các ký hiệu nữa.
• Phân tích quy trình tốt hơn: Bạn học cách bóc tách một quy trình phức tạp thành các thành phần đơn giản và logic.
• Tư duy về luồng dữ liệu: Bạn rèn luyện khả năng nhìn nhận dữ liệu đi vào, xử lý và đi ra khỏi các công đoạn như thế nào.
• Tự tin hơn: Khi bạn đã vẽ thành thạo vài bài tập, bạn sẽ thấy tự tin hơn rất nhiều khi đối mặt với quy trình thực tế trong báo cáo hay đồ án.
• Tránh sai sót phổ biến: Lời giải chi tiết giúp bạn nhận ra và hiểu rõ tại sao mình sai, từ đó rút kinh nghiệm cho lần sau.

Ông Trần Đình Khoa, một Quản lý dự án IT kỳ cựu, từng chia sẻ: “Tôi vẫn thường nói với các bạn sinh viên thực tập rằng, lý thuyết về BFD chỉ là ‘kim chỉ nam’, còn việc ‘xây nhà’ chính là vẽ nó ra. Mà muốn xây nhà đẹp, chắc chắn, thì phải luyện tập cầm bay, cầm gạch cho thuần thục. Các bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải chính là ‘sân tập’ lý tưởng để các bạn làm quen với ‘công cụ’ của mình.”

Việc học thông qua bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải cũng giống như việc bạn xem lại các trận đấu cờ vua đã có lời giải thích nước đi vậy. Bạn không chỉ thấy kết quả cuối cùng, mà còn hiểu được chiến thuật dẫn đến kết quả đó.

Đi thẳng vào vấn đề: Các bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải

Đây là phần mà bạn chờ đợi nhất, đúng không nào? Chúng ta sẽ cùng nhau thực hành với một vài ví dụ điển hình, từ đơn giản đến phức tạp hơn một chút. Mỗi bài tập sẽ có mô tả quy trình, và sau đó là phần lời giải chi tiết, hướng dẫn từng bước để bạn hiểu cách vẽ. Hãy thử tự vẽ trước khi xem lời giải nhé! Đó là cách học hiệu quả nhất.

Bài tập 1: Quy trình đăng ký tài khoản trên website

Mô tả quy trình:
Một người dùng muốn đăng ký tài khoản trên một website thương mại điện tử. Họ truy cập vào trang web, điền các thông tin cá nhân vào form đăng ký (tên, email, mật khẩu…). Sau khi nhấn nút “Đăng ký”, hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu (ví dụ: định dạng email, mật khẩu đủ mạnh…). Nếu dữ liệu hợp lệ, hệ thống sẽ lưu thông tin người dùng vào cơ sở dữ liệu người dùng và gửi email xác nhận tài khoản đến địa chỉ email mà họ cung cấp. Người dùng sau đó cần click vào liên kết trong email để hoàn tất việc kích hoạt tài khoản.

Phân tích để vẽ BFD:

• Tác nhân ngoài: Người dùng (User).
• Các công đoạn xử lý:
  • Điền form đăng ký (Process 1).
  • Kiểm tra tính hợp lệ dữ liệu (Process 2).
  • Lưu thông tin người dùng (Process 3).
  • Gửi email xác nhận (Process 4).
  • Kích hoạt tài khoản (Process 5 – kích hoạt dựa trên click link từ email).
• Kho dữ liệu: Cơ sở dữ liệu người dùng (User Database).
• Luồng dữ liệu:
  • Thông tin đăng ký (từ Người dùng đến Process 1).
  • Dữ liệu form (từ Process 1 đến Process 2).
  • Kết quả kiểm tra (từ Process 2 đến Process 3, hoặc báo lỗi ngược lại Người dùng).
  • Thông tin người dùng hợp lệ (từ Process 2 đến Process 3).
  • Thông tin người dùng mới (từ Process 3 đến User Database).
  • Thông tin người dùng (truy xuất từ User Database đến Process 3).
  • Yêu cầu gửi email (từ Process 3 đến Process 4).
  • Email xác nhận (từ Process 4 đến Người dùng).
  • Yêu cầu kích hoạt (từ Người dùng đến Process 5 – thông qua click link).
  • Cập nhật trạng thái tài khoản (từ Process 5 đến User Database).

Lời giải bài tập vẽ sơ đồ BFD 1

Dưới đây là các bước vẽ và sơ đồ BFD tương ứng cho quy trình đăng ký tài khoản:

1. Vẽ tác nhân ngoài “Người dùng” (Terminator).
2. Vẽ Process “Điền form đăng ký”. Vẽ mũi tên “Thông tin đăng ký” từ “Người dùng” đến Process này.
3. Vẽ Process “Kiểm tra tính hợp lệ dữ liệu”. Vẽ mũi tên “Dữ liệu form” từ Process “Điền form đăng ký” đến Process này. Nếu dữ liệu không hợp lệ, vẽ mũi tên “Thông báo lỗi” từ Process “Kiểm tra tính hợp lệ dữ liệu” ngược lại “Người dùng”.
4. Vẽ Process “Lưu thông tin người dùng”. Vẽ mũi tên “Thông tin người dùng hợp lệ” từ Process “Kiểm tra tính hợp lệ dữ liệu” đến Process này. Vẽ Data Store “Cơ sở dữ liệu người dùng”. Vẽ mũi tên “Thông tin người dùng mới” từ Process “Lưu thông tin người dùng” đến Data Store. Vẽ mũi tên “Thông tin người dùng” từ Data Store đến Process “Lưu thông tin người dùng” (để kiểm tra trùng lặp hoặc lấy ID).
5. Vẽ Process “Gửi email xác nhận”. Vẽ mũi tên “Yêu cầu gửi email” từ Process “Lưu thông tin người dùng” đến Process này. Vẽ mũi tên “Email xác nhận” từ Process “Gửi email xác nhận” đến “Người dùng”.
6. Vẽ Process “Kích hoạt tài khoản”. Vẽ mũi tên “Yêu cầu kích hoạt” từ “Người dùng” đến Process này (đại diện cho hành động click link). Vẽ mũi tên “Cập nhật trạng thái tài khoản” từ Process “Kích hoạt tài khoản” đến Data Store “Cơ sở dữ liệu người dùng”.

so do bfd giai bai tap 1 ve quy trinh dang ky tai khoan website

Đây là một ví dụ cơ bản. Thực tế có thể có thêm các bước như xác thực số điện thoại, tích hợp với hệ thống thanh toán (nếu có phí)… Nhưng về cơ bản, cách phân tích và vẽ là tương tự.

Đôi khi, việc hiểu rõ một quy trình phức tạp cũng cần sự kiên trì, giống như việc tìm hiểu về những khía cạnh văn hóa đặc sắc như [ông thần tài thổ địa]. Cả hai đều đòi hỏi sự quan sát và phân tích tỉ mỉ để nắm bắt được bản chất bên trong.

Bài tập 2: Quy trình xử lý đơn hàng online

Mô tả quy trình:
Khách hàng đặt mua hàng trên website. Hệ thống nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho sản phẩm. Nếu đủ hàng, hệ thống xác nhận đơn hàng và gửi thông báo cho bộ phận kho. Bộ phận kho nhận thông báo, lấy hàng theo đơn, đóng gói. Hàng sau khi đóng gói được chuyển cho bộ phận giao hàng. Bộ phận giao hàng nhận hàng, cập nhật trạng thái đơn hàng thành “Đang giao”. Sau khi giao thành công cho khách hàng, bộ phận giao hàng thu tiền (nếu thanh toán khi nhận hàng) và cập nhật trạng thái đơn hàng thành “Hoàn thành”. Hệ thống gửi thông báo đơn hàng hoàn thành cho khách hàng.

Phân tích để vẽ BFD:

• Tác nhân ngoài: Khách hàng (Customer), Bộ phận giao hàng (Delivery Department).
• Các công đoạn xử lý:
  • Nhận đơn hàng (Process 1).
  • Kiểm tra tồn kho (Process 2).
  • Xác nhận đơn hàng (Process 3).
  • Lấy hàng & Đóng gói (Process 4).
  • Cập nhật trạng thái giao hàng (Process 5).
  • Thu tiền & Cập nhật trạng thái hoàn thành (Process 6).
• Kho dữ liệu: Cơ sở dữ liệu đơn hàng (Order Database), Cơ sở dữ liệu tồn kho (Inventory Database).
• Luồng dữ liệu:
  • Đơn đặt hàng (từ Khách hàng đến Process 1).
  • Thông tin đơn hàng (từ Process 1 đến Process 2).
  • Yêu cầu kiểm tra tồn kho (từ Process 2 đến Inventory Database).
  • Thông tin tồn kho (từ Inventory Database đến Process 2).
  • Kết quả kiểm tra (từ Process 2 đến Process 3, hoặc báo hết hàng ngược lại Khách hàng).
  • Đơn hàng hợp lệ (từ Process 2 đến Process 3).
  • Thông báo đơn hàng xác nhận (từ Process 3 đến Khách hàng).
  • Thông báo đến kho (từ Process 3 đến Process 4).
  • Thông tin đơn hàng (truy xuất từ Order Database đến Process 4 – để lấy chi tiết đơn).
  • Yêu cầu cập nhật tồn kho (từ Process 3 hoặc Process 4 đến Inventory Database).
  • Hàng đã đóng gói (từ Process 4 đến Bộ phận giao hàng).
  • Thông tin đơn hàng (từ Bộ phận giao hàng đến Process 5 – để cập nhật trạng thái).
  • Cập nhật trạng thái “Đang giao” (từ Process 5 đến Order Database).
  • Thông tin đơn hàng giao thành công (từ Bộ phận giao hàng đến Process 6).
  • Tiền mặt (từ Khách hàng đến Bộ phận giao hàng – nếu COD).
  • Cập nhật trạng thái “Hoàn thành” (từ Process 6 đến Order Database).
  • Thông báo đơn hàng hoàn thành (từ Process 6 đến Khách hàng).

Lời giải bài tập vẽ sơ đồ BFD 2

Dưới đây là các bước vẽ và sơ đồ BFD tương ứng cho quy trình xử lý đơn hàng online:

1. Vẽ tác nhân ngoài “Khách hàng”.
2. Vẽ Process “Nhận đơn hàng”. Vẽ mũi tên “Đơn đặt hàng” từ “Khách hàng” đến Process này.
3. Vẽ Process “Kiểm tra tồn kho”. Vẽ mũi tên “Thông tin đơn hàng” từ Process “Nhận đơn hàng” đến Process này. Vẽ Data Store “Cơ sở dữ liệu tồn kho”. Vẽ mũi tên “Yêu cầu kiểm tra tồn kho” từ Process “Kiểm tra tồn kho” đến Data Store “Cơ sở dữ liệu tồn kho” và mũi tên “Thông tin tồn kho” từ Data Store ngược lại Process.
4. Vẽ Process “Xác nhận đơn hàng”. Vẽ mũi tên “Kết quả kiểm tra” từ Process “Kiểm tra tồn kho” đến Process này. Nếu hết hàng, vẽ mũi tên “Thông báo hết hàng” từ Process “Kiểm tra tồn kho” ngược lại “Khách hàng”. Nếu đủ hàng, vẽ mũi tên “Đơn hàng hợp lệ” từ Process “Kiểm tra tồn kho” đến Process “Xác nhận đơn hàng”. Vẽ mũi tên “Thông báo đơn hàng xác nhận” từ Process “Xác nhận đơn hàng” đến “Khách hàng”.
5. Vẽ Data Store “Cơ sở dữ liệu đơn hàng”. Vẽ mũi tên “Thông tin đơn hàng mới” từ Process “Xác nhận đơn hàng” đến Data Store này. Vẽ mũi tên “Thông tin đơn hàng” từ Data Store đến Process “Nhận đơn hàng” (để lưu) và Process “Xác nhận đơn hàng” (để cập nhật).
6. Vẽ Process “Lấy hàng & Đóng gói”. Vẽ mũi tên “Thông báo đến kho” từ Process “Xác nhận đơn hàng” đến Process này. Vẽ mũi tên “Thông tin đơn hàng chi tiết” từ Data Store “Cơ sở dữ liệu đơn hàng” đến Process này.
7. Vẽ tác nhân ngoài “Bộ phận giao hàng”. Vẽ mũi tên “Hàng đã đóng gói” từ Process “Lấy hàng & Đóng gói” đến “Bộ phận giao hàng”.
8. Vẽ Process “Cập nhật trạng thái giao hàng”. Vẽ mũi tên “Thông tin đơn hàng” từ “Bộ phận giao hàng” đến Process này. Vẽ mũi tên “Cập nhật trạng thái ‘Đang giao'” từ Process “Cập nhật trạng thái giao hàng” đến Data Store “Cơ sở dữ liệu đơn hàng”.
9. Vẽ Process “Thu tiền & Cập nhật trạng thái hoàn thành”. Vẽ mũi tên “Thông tin đơn hàng giao thành công” từ “Bộ phận giao hàng” đến Process này. (Nếu có thanh toán COD, có thể thêm mũi tên “Tiền mặt” từ Khách hàng đến Bộ phận giao hàng). Vẽ mũi tên “Cập nhật trạng thái ‘Hoàn thành'” từ Process “Thu tiền & Cập nhật trạng thái hoàn thành” đến Data Store “Cơ sở dữ liệu đơn hàng”. Vẽ mũi tên “Thông báo đơn hàng hoàn thành” từ Process này đến “Khách hàng”.

Quy trình này phức tạp hơn một chút vì có sự tham gia của nhiều bộ phận (thể hiện qua Tác nhân ngoài hoặc Process). Điều quan trọng là phải theo dõi được luồng dữ liệu đi qua từng bước.

Để hiểu sâu về cấu trúc và cách thức vận hành của một hệ thống, việc phân tích chi tiết từng thành phần là điều cần thiết, tương tự như cách chúng ta cần tìm hiểu kỹ lưỡng về nguồn gốc và ý nghĩa của các biểu tượng văn hóa dân gian như [ông thần tài thổ địa]. Cả hai đều đòi hỏi sự tỉ mỉ và góc nhìn đa chiều.

Bài tập 3: Quy trình chấm công của nhân viên

Mô tả quy trình:
Vào đầu ca làm việc, nhân viên sử dụng thẻ hoặc vân tay để chấm công. Dữ liệu chấm công (ID nhân viên, thời gian) được ghi nhận bởi hệ thống chấm công. Cuối mỗi kỳ lương (ví dụ: nửa tháng hoặc một tháng), bộ phận tính lương truy xuất dữ liệu chấm công từ hệ thống. Dữ liệu này được xử lý để tính tổng số giờ làm việc, giờ làm thêm (nếu có). Sau đó, thông tin tổng hợp được lưu lại và sử dụng để tính lương cho nhân viên. Bảng chấm công chi tiết có thể được in ra hoặc gửi cho nhân viên để đối chiếu.

Phân tích để vẽ BFD:

• Tác nhân ngoài: Nhân viên (Employee), Bộ phận tính lương (Payroll Department).
• Các công đoạn xử lý:
  • Ghi nhận dữ liệu chấm công (Process 1).
  • Truy xuất dữ liệu chấm công (Process 2).
  • Xử lý dữ liệu chấm công (tính giờ làm) (Process 3).
  • Lưu thông tin tổng hợp (Process 4).
  • In/Gửi bảng chấm công (Process 5).
• Kho dữ liệu: Hệ thống chấm công/Dữ liệu chấm công thô (Raw Attendance Data), Báo cáo tổng hợp giờ làm (Aggregated Working Hours).
• Luồng dữ liệu:
  • Dữ liệu chấm công (từ Nhân viên đến Process 1).
  • Dữ liệu chấm công thô (từ Process 1 đến Data Store “Hệ thống chấm công”).
  • Yêu cầu truy xuất dữ liệu (từ Bộ phận tính lương đến Process 2).
  • Dữ liệu chấm công (từ Data Store “Hệ thống chấm công” đến Process 2).
  • Dữ liệu chấm công thô (từ Process 2 đến Process 3).
  • Thông tin giờ làm tổng hợp (từ Process 3 đến Process 4).
  • Thông tin giờ làm tổng hợp (từ Process 4 đến Data Store “Báo cáo tổng hợp giờ làm”).
  • Thông tin giờ làm tổng hợp (truy xuất từ Data Store “Báo cáo tổng hợp giờ làm” đến Process 5).
  • Bảng chấm công chi tiết (từ Process 5 đến Nhân viên).

Lời giải bài tập vẽ sơ đồ BFD 3

Dưới đây là các bước vẽ và sơ đồ BFD tương ứng cho quy trình chấm công của nhân viên:

1. Vẽ tác nhân ngoài “Nhân viên”.
2. Vẽ Process “Ghi nhận dữ liệu chấm công”. Vẽ mũi tên “Dữ liệu chấm công (thẻ/vân tay/…) từ “Nhân viên” đến Process này.
3. Vẽ Data Store “Hệ thống chấm công/Dữ liệu chấm công thô”. Vẽ mũi tên “Dữ liệu chấm công thô” từ Process “Ghi nhận dữ liệu chấm công” đến Data Store này.
4. Vẽ tác nhân ngoài “Bộ phận tính lương”. Vẽ mũi tên “Yêu cầu truy xuất dữ liệu” từ “Bộ phận tính lương” đến Process “Ghi nhận dữ liệu chấm công” (hoặc một Process riêng “Truy xuất dữ liệu chấm công”). Ta dùng Process riêng cho rõ ràng. Vẽ Process “Truy xuất dữ liệu chấm công”. Vẽ mũi tên “Yêu cầu truy xuất” từ “Bộ phận tính lương” đến Process này. Vẽ mũi tên “Dữ liệu chấm công thô” từ Data Store “Hệ thống chấm công” đến Process “Truy xuất dữ liệu chấm công”.
5. Vẽ Process “Xử lý dữ liệu chấm công (tính giờ làm)”. Vẽ mũi tên “Dữ liệu chấm công thô” từ Process “Truy xuất dữ liệu chấm công” đến Process này.
6. Vẽ Process “Lưu thông tin tổng hợp”. Vẽ mũi tên “Thông tin giờ làm tổng hợp” từ Process “Xử lý dữ liệu chấm công” đến Process này. Vẽ Data Store “Báo cáo tổng hợp giờ làm”. Vẽ mũi tên “Thông tin giờ làm tổng hợp” từ Process “Lưu thông tin tổng hợp” đến Data Store này.
7. Vẽ Process “In/Gửi bảng chấm công”. Vẽ mũi tên “Thông tin giờ làm tổng hợp” từ Data Store “Báo cáo tổng hợp giờ làm” đến Process này. Vẽ mũi tên “Bảng chấm công chi tiết” từ Process này đến “Nhân viên”.

Trong BFD, chúng ta tập trung vào luồng dữ liệu, không phải luồng vật lý (như việc nhân viên di chuyển đến máy chấm công). Dữ liệu chấm công là thứ quan trọng nhất được theo dõi.

Để giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật hay quản lý, đôi khi chúng ta cần lùi lại và nhìn nhận bức tranh toàn cảnh, hiểu rõ các yếu tố liên kết với nhau như thế nào, tương tự như cách chúng ta cần hiểu về vai trò và mối quan hệ giữa các vị thần trong văn hóa dân gian Việt Nam, chẳng hạn như [ông thần tài thổ địa]. Mỗi yếu tố đều có vị trí và chức năng riêng biệt trong hệ thống tổng thể.

Bài tập 4: Quy trình yêu cầu nghỉ phép

Mô tả quy trình:
Nhân viên muốn xin nghỉ phép tạo một đơn yêu cầu nghỉ phép (thường là điền form online hoặc viết giấy). Đơn này được gửi đến quản lý trực tiếp. Quản lý xem xét yêu cầu, kiểm tra lịch làm việc và phê duyệt hoặc từ chối. Nếu phê duyệt, đơn được chuyển đến bộ phận nhân sự (HR). Bộ phận nhân sự nhận đơn đã được phê duyệt, kiểm tra số ngày phép còn lại của nhân viên. Nếu đủ điều kiện, HR cập nhật thông tin nghỉ phép vào hồ sơ nhân viên và thông báo cho nhân viên biết yêu cầu đã được chấp nhận. Nếu không đủ điều kiện hoặc quản lý từ chối, nhân viên sẽ nhận được thông báo từ chối.

Phân tích để vẽ BFD:

• Tác nhân ngoài: Nhân viên (Employee), Quản lý trực tiếp (Manager).
• Các công đoạn xử lý:
  • Tạo đơn yêu cầu nghỉ phép (Process 1).
  • Xem xét và phê duyệt yêu cầu (Process 2).
  • Kiểm tra điều kiện nghỉ phép (HR) (Process 3).
  • Cập nhật hồ sơ nhân viên (Process 4).
  • Thông báo kết quả (Process 5).
• Kho dữ liệu: Hồ sơ yêu cầu nghỉ phép (Leave Request Records), Hồ sơ nhân viên (Employee Records).
• Luồng dữ liệu:
  • Yêu cầu nghỉ phép (từ Nhân viên đến Process 1).
  • Đơn yêu cầu nghỉ phép (từ Process 1 đến Quản lý trực tiếp).
  • Quyết định của quản lý (Phê duyệt/Từ chối) (từ Quản lý trực tiếp đến Process 2 – Process 2 ở đây có thể hiểu là “Xử lý quyết định của quản lý”). Hoặc đơn giản hơn, quyết định của quản lý là luồng dữ liệu đi từ quản lý đến bước xử lý tiếp theo. Ta chọn cách sau cho gọn.
  • Đơn yêu cầu đã phê duyệt (từ Quản lý trực tiếp đến Process 3).
  • Đơn yêu cầu bị từ chối (từ Quản lý trực tiếp đến Process 5).
  • Thông tin yêu cầu (từ Process 3 đến Data Store “Hồ sơ yêu cầu nghỉ phép”).
  • Yêu cầu kiểm tra hồ sơ (từ Process 3 đến Data Store “Hồ sơ nhân viên”).
  • Thông tin số ngày phép còn lại (từ Data Store “Hồ sơ nhân viên” đến Process 3).
  • Kết quả kiểm tra điều kiện (Đủ/Không đủ) (từ Process 3 đến Process 4 hoặc Process 5).
  • Thông tin nghỉ phép được chấp nhận (từ Process 3 đến Process 4).
  • Cập nhật hồ sơ nghỉ phép (từ Process 4 đến Data Store “Hồ sơ nhân viên”).
  • Thông tin yêu cầu nghỉ phép (truy xuất từ Data Store “Hồ sơ yêu cầu nghỉ phép” đến Process 5).
  • Thông báo kết quả (từ Process 5 đến Nhân viên).

Lời giải bài tập vẽ sơ đồ BFD 4

Dưới đây là các bước vẽ và sơ đồ BFD tương ứng cho quy trình yêu cầu nghỉ phép:

1. Vẽ tác nhân ngoài “Nhân viên”.
2. Vẽ Process “Tạo đơn yêu cầu nghỉ phép”. Vẽ mũi tên “Yêu cầu nghỉ phép” từ “Nhân viên” đến Process này.
3. Vẽ Data Store “Hồ sơ yêu cầu nghỉ phép”. Vẽ mũi tên “Đơn yêu cầu nghỉ phép” từ Process “Tạo đơn yêu cầu nghỉ phép” đến Data Store này. Vẽ mũi tên “Đơn yêu cầu nghỉ phép” từ Data Store đến tác nhân ngoài “Quản lý trực tiếp”.
4. Vẽ tác nhân ngoài “Quản lý trực tiếp”. Vẽ mũi tên “Quyết định của quản lý (Phê duyệt)” từ “Quản lý trực tiếp” đến Process “Kiểm tra điều kiện nghỉ phép (HR)”. Vẽ mũi tên “Quyết định của quản lý (Từ chối)” từ “Quản lý trực tiếp” đến Process “Thông báo kết quả”.
5. Vẽ Process “Kiểm tra điều kiện nghỉ phép (HR)”. Vẽ Data Store “Hồ sơ nhân viên”. Vẽ mũi tên “Yêu cầu kiểm tra hồ sơ” từ Process “Kiểm tra điều kiện nghỉ phép (HR)” đến Data Store “Hồ sơ nhân viên” và mũi tên “Thông tin số ngày phép còn lại” từ Data Store ngược lại Process.
6. Vẽ mũi tên “Kết quả kiểm tra (Đủ điều kiện)” từ Process “Kiểm tra điều kiện nghỉ phép (HR)” đến Process “Cập nhật hồ sơ nhân viên”. Vẽ mũi tên “Kết quả kiểm tra (Không đủ điều kiện)” từ Process “Kiểm tra điều kiện nghỉ phép (HR)” đến Process “Thông báo kết quả”.
7. Vẽ Process “Cập nhật hồ sơ nhân viên”. Vẽ mũi tên “Thông tin nghỉ phép được chấp nhận” từ Process “Kiểm tra điều kiện nghỉ phép (HR)” đến Process này. Vẽ mũi tên “Cập nhật hồ sơ nghỉ phép” từ Process “Cập nhật hồ sơ nhân viên” đến Data Store “Hồ sơ nhân viên”.
8. Vẽ Process “Thông báo kết quả”. Vẽ mũi tên “Thông tin yêu cầu nghỉ phép” từ Data Store “Hồ sơ yêu cầu nghỉ phép” đến Process này (để lấy thông tin gửi thông báo). Vẽ mũi tên “Thông báo kết quả (Chấp nhận/Từ chối)” từ Process “Thông báo kết quả” đến “Nhân viên”.

Trong bài tập này, chúng ta thấy luồng dữ liệu có thể đi theo nhiều nhánh tùy thuộc vào quyết định (phê duyệt/từ chối, đủ/không đủ điều kiện). BFD vẫn thể hiện được điều này thông qua các mũi tên có tên khác nhau xuất phát từ cùng một Process hoặc Tác nhân.

Việc tuân thủ các quy tắc và quy trình là chìa khóa để đạt được kết quả mong muốn trong nhiều lĩnh vực, từ vẽ sơ đồ kỹ thuật cho đến việc thực hiện các nghi lễ văn hóa truyền thống như cúng bái [ông thần tài thổ địa]. Mỗi bước đều có ý nghĩa và vị trí riêng.

Bài tập 5: Quy trình mượn trả sách thư viện

Mô tả quy trình:
Sinh viên đến thư viện, tìm kiếm sách muốn mượn. Sinh viên mang sách và thẻ sinh viên đến quầy thủ thư. Thủ thư kiểm tra thông tin sinh viên (thẻ hợp lệ không, có nợ sách hay phạt gì không) trong hệ thống quản lý thư viện và kiểm tra thông tin sách (có cho mượn không, tình trạng sách…). Nếu đủ điều kiện, thủ thư thực hiện thủ tục cho mượn trên hệ thống, cập nhật trạng thái sách thành “Đã mượn”, in phiếu mượn đưa cho sinh viên. Sinh viên nhận phiếu mượn và sách.

Khi sinh viên trả sách, họ mang sách đến quầy thủ thư. Thủ thư nhận sách, kiểm tra tình trạng sách. Sau đó, thủ thư tìm thông tin mượn trên hệ thống, cập nhật trạng thái sách thành “Còn trong kho” và đánh dấu lượt mượn này đã hoàn thành. Hệ thống ghi nhận lịch sử trả sách. Nếu sách trả trễ hạn, hệ thống có thể tính phí phạt và thông báo cho sinh viên.

Phân tích để vẽ BFD:

• Tác nhân ngoài: Sinh viên (Student).
• Các công đoạn xử lý:
  • Tìm kiếm sách (Process 1 – Có thể bỏ qua ở mức BFD nếu không liên quan đến hệ thống).
  • Kiểm tra thông tin sinh viên & sách (Process 2 – Thủ thư).
  • Thực hiện thủ tục cho mượn (Process 3 – Thủ thư).
  • In phiếu mượn (Process 4 – Hệ thống/Thủ thư).
  • Nhận sách trả (Process 5 – Thủ thư).
  • Kiểm tra tình trạng sách trả (Process 6 – Thủ thư).
  • Cập nhật trạng thái sách & lịch sử mượn (Process 7 – Hệ thống/Thủ thư).
  • Tính phí phạt (nếu có) (Process 8 – Hệ thống).
  • Thông báo phí phạt (Process 9 – Hệ thống).
• Kho dữ liệu: Cơ sở dữ liệu sinh viên (Student Database), Cơ sở dữ liệu sách (Book Database), Lịch sử mượn trả (Borrowing/Return History).
• Luồng dữ liệu:
  • Sách & Thẻ sinh viên (từ Sinh viên đến Process 2).
  • Yêu cầu kiểm tra thông tin (từ Process 2 đến Data Store “Cơ sở dữ liệu sinh viên” và “Cơ sở dữ liệu sách”).
  • Thông tin sinh viên & sách (từ Data Stores đến Process 2).
  • Kết quả kiểm tra (Đủ/Không đủ điều kiện) (từ Process 2 đến Process 3 hoặc thông báo ngược lại Sinh viên).
  • Thông tin mượn hợp lệ (từ Process 2 đến Process 3).
  • Yêu cầu cập nhật trạng thái sách (từ Process 3 đến Data Store “Cơ sở dữ liệu sách”).
  • Thông tin mượn (từ Process 3 đến Data Store “Lịch sử mượn trả”).
  • Yêu cầu in phiếu mượn (từ Process 3 đến Process 4).
  • Phiếu mượn (từ Process 4 đến Sinh viên).
  • Sách trả (từ Sinh viên đến Process 5).
  • Sách trả (từ Process 5 đến Process 6).
  • Kết quả kiểm tra tình trạng sách (từ Process 6 đến Process 7).
  • Yêu cầu tìm thông tin mượn (từ Process 7 đến Data Store “Lịch sử mượn trả”).
  • Thông tin mượn cần cập nhật (từ Data Store “Lịch sử mượn trả” đến Process 7).
  • Cập nhật trạng thái sách (từ Process 7 đến Data Store “Cơ sở dữ liệu sách”).
  • Cập nhật lịch sử mượn trả (từ Process 7 đến Data Store “Lịch sử mượn trả”).
  • Thông báo sách trả trễ/phạt (từ Process 7 đến Process 8/Process 9).
  • Thông tin trả trễ (từ Process 7 đến Process 8).
  • Thông tin phí phạt (từ Process 8 đến Process 9).
  • Thông báo phí phạt (từ Process 9 đến Sinh viên).

Lời giải bài tập vẽ sơ đồ BFD 5

Dưới đây là các bước vẽ và sơ đồ BFD tương ứng cho quy trình mượn trả sách thư viện:

1. Vẽ tác nhân ngoài “Sinh viên”.
2. Vẽ Process “Kiểm tra thông tin sinh viên & sách”. Vẽ mũi tên “Sách & Thẻ sinh viên” từ “Sinh viên” đến Process này.
3. Vẽ Data Store “Cơ sở dữ liệu sinh viên” và “Cơ sở dữ liệu sách”. Vẽ mũi tên “Yêu cầu kiểm tra thông tin” từ Process “Kiểm tra thông tin sinh viên & sách” đến cả hai Data Store. Vẽ mũi tên “Thông tin sinh viên” từ “Cơ sở dữ liệu sinh viên” đến Process này và mũi tên “Thông tin sách” từ “Cơ sở dữ liệu sách” đến Process này.
4. Vẽ mũi tên “Kết quả kiểm tra (Đủ điều kiện mượn)” từ Process “Kiểm tra thông tin sinh viên & sách” đến Process “Thực hiện thủ tục cho mượn”. Nếu không đủ điều kiện, vẽ mũi tên “Thông báo từ chối mượn” từ Process “Kiểm tra thông tin sinh viên & sách” đến “Sinh viên”.
5. Vẽ Process “Thực hiện thủ tục cho mượn”. Vẽ Data Store “Lịch sử mượn trả”. Vẽ mũi tên “Thông tin mượn mới” từ Process “Thực hiện thủ tục cho mượn” đến Data Store “Lịch sử mượn trả”. Vẽ mũi tên “Cập nhật trạng thái sách” từ Process này đến Data Store “Cơ sở dữ liệu sách”.
6. Vẽ Process “In phiếu mượn”. Vẽ mũi tên “Yêu cầu in phiếu mượn” từ Process “Thực hiện thủ tục cho mượn” đến Process này. Vẽ mũi tên “Phiếu mượn” từ Process “In phiếu mượn” đến “Sinh viên”.
7. Vẽ mũi tên “Sách trả” từ “Sinh viên” đến Process “Nhận sách trả”. Vẽ Process “Nhận sách trả”.
8. Vẽ Process “Kiểm tra tình trạng sách trả”. Vẽ mũi tên “Sách trả” từ Process “Nhận sách trả” đến Process này.
9. Vẽ Process “Cập nhật trạng thái sách & lịch sử mượn”. Vẽ mũi tên “Kết quả kiểm tra tình trạng sách” từ Process “Kiểm tra tình trạng sách trả” đến Process này. Vẽ mũi tên “Yêu cầu tìm thông tin mượn” từ Process này đến Data Store “Lịch sử mượn trả” và mũi tên “Thông tin mượn cần cập nhật” từ Data Store ngược lại Process. Vẽ mũi tên “Cập nhật trạng thái sách” từ Process này đến Data Store “Cơ sở dữ liệu sách”. Vẽ mũi tên “Cập nhật lịch sử mượn trả” từ Process này đến Data Store “Lịch sử mượn trả”.
10. Vẽ Process “Tính phí phạt” (nếu có trễ hạn). Vẽ mũi tên “Thông tin trả trễ” từ Process “Cập nhật trạng thái sách & lịch sử mượn” đến Process này.
11. Vẽ Process “Thông báo phí phạt”. Vẽ mũi tên “Thông tin phí phạt” từ Process “Tính phí phạt” đến Process này. Vẽ mũi tên “Thông báo phí phạt” từ Process này đến “Sinh viên”. (Có thể bỏ qua Process 8 & 9 và vẽ mũi tên “Thông báo phí phạt” trực tiếp từ Process 7 đến Sinh viên nếu quy trình tính và thông báo là tự động và đơn giản).

Quy trình mượn trả sách có hai luồng chính: mượn và trả. Chúng ta có thể vẽ chung trong một sơ đồ BFD nếu chúng liên quan đến cùng các kho dữ liệu và tác nhân.

Việc tổ chức và sắp xếp thông tin một cách có hệ thống là điều cần thiết trong mọi lĩnh vực, từ quản lý thư viện cho đến việc tìm hiểu về cách bài trí và ý nghĩa của các vật phẩm thờ cúng như trên bàn thờ [ông thần tài thổ địa]. Sự logic và trật tự giúp mọi thứ trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn.

Bài tập 6: Quy trình nộp hồ sơ xin việc

Mô tả quy trình:
Người ứng tuyển xem thông tin tuyển dụng trên website công ty hoặc các trang việc làm. Họ chuẩn bị hồ sơ (CV, đơn xin việc…). Người ứng tuyển nộp hồ sơ online qua form trên website công ty hoặc email. Hệ thống tiếp nhận hồ sơ, lưu vào cơ sở dữ liệu ứng viên. Bộ phận tuyển dụng (HR) xem xét hồ sơ (sàng lọc vòng đầu). Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, HR lưu thông tin vào danh sách ứng viên tiềm năng và gửi email thông báo cho người ứng tuyển về việc hồ sơ đã được tiếp nhận và đang xem xét. Nếu không đạt, HR lưu hồ sơ vào mục “Chưa phù hợp” và gửi email thông báo từ chối.

Các hồ sơ tiềm năng sau đó có thể được chuyển đến quản lý bộ phận liên quan để xem xét tiếp trước khi mời phỏng vấn.

Phân tích để vẽ BFD:

• Tác nhân ngoài: Người ứng tuyển (Applicant).
• Các công đoạn xử lý:
  • Nộp hồ sơ (Process 1).
  • Tiếp nhận & Lưu hồ sơ (Hệ thống) (Process 2).
  • Xem xét & Sàng lọc hồ sơ (HR) (Process 3).
  • Thông báo kết quả sàng lọc (Process 4).
  • Chuyển hồ sơ cho bộ phận liên quan (Process 5).
• Kho dữ liệu: Cơ sở dữ liệu ứng viên (Applicant Database).
• Luồng dữ liệu:
  • Hồ sơ xin việc (từ Người ứng tuyển đến Process 1).
  • Hồ sơ xin việc (từ Process 1 đến Process 2 – nếu nộp online).
  • Hồ sơ ứng viên (từ Process 2 đến Data Store “Cơ sở dữ liệu ứng viên”).
  • Hồ sơ ứng viên (từ Data Store “Cơ sở dữ liệu ứng viên” đến Process 3 – HR truy xuất).
  • Kết quả sàng lọc (Đạt/Không đạt) (từ Process 3 đến Process 4 và Process 5).
  • Thông tin ứng viên đạt (từ Process 3 đến Process 5).
  • Thông tin hồ sơ (từ Data Store “Cơ sở dữ liệu ứng viên” đến Process 4 – để lấy thông tin gửi email).
  • Thông báo kết quả (từ Process 4 đến Người ứng tuyển).
  • Hồ sơ ứng viên tiềm năng (từ Process 5 đến tác nhân ngoài “Quản lý bộ phận” – nếu cần vẽ).
  • Cập nhật trạng thái hồ sơ (từ Process 3 đến Data Store “Cơ sở dữ liệu ứng viên”).

Lời giải bài tập vẽ sơ đồ BFD 6

Dưới đây là các bước vẽ và sơ đồ BFD tương ứng cho quy trình nộp hồ sơ xin việc:

1. Vẽ tác nhân ngoài “Người ứng tuyển”.
2. Vẽ Process “Nộp hồ sơ”. Vẽ mũi tên “Hồ sơ xin việc” từ “Người ứng tuyển” đến Process này.
3. Vẽ Process “Tiếp nhận & Lưu hồ sơ (Hệ thống)”. Vẽ mũi tên “Hồ sơ xin việc” từ Process “Nộp hồ sơ” đến Process này.
4. Vẽ Data Store “Cơ sở dữ liệu ứng viên”. Vẽ mũi tên “Hồ sơ ứng viên mới” từ Process “Tiếp nhận & Lưu hồ sơ (Hệ thống)” đến Data Store này.
5. Vẽ Process “Xem xét & Sàng lọc hồ sơ (HR)”. Vẽ mũi tên “Hồ sơ ứng viên” từ Data Store “Cơ sở dữ liệu ứng viên” đến Process này (đại diện cho HR truy xuất). Vẽ mũi tên “Cập nhật trạng thái hồ sơ” từ Process này đến Data Store “Cơ sở dữ liệu ứng viên”.
6. Vẽ Process “Thông báo kết quả sàng lọc”. Vẽ mũi tên “Thông tin hồ sơ đã sàng lọc” (chứa kết quả) từ Process “Xem xét & Sàng lọc hồ sơ (HR)” đến Process này. Vẽ mũi tên “Thông tin hồ sơ” từ Data Store “Cơ sở dữ liệu ứng viên” đến Process “Thông báo kết quả sàng lọc” (để lấy email, tên…). Vẽ mũi tên “Thông báo kết quả (Email)” từ Process này đến “Người ứng tuyển”.
7. Vẽ Process “Chuyển hồ sơ cho bộ phận liên quan”. Vẽ mũi tên “Hồ sơ ứng viên tiềm năng” từ Process “Xem xét & Sàng lọc hồ sơ (HR)” đến Process này. Vẽ tác nhân ngoài “Quản lý bộ phận” (nếu muốn thể hiện). Vẽ mũi tên “Hồ sơ ứng viên tiềm năng” từ Process “Chuyển hồ sơ cho bộ phận liên quan” đến “Quản lý bộ phận”.

Bài tập này minh họa cách BFD có thể mô tả một quy trình có các nhánh xử lý khác nhau (hồ sơ đạt vs không đạt). Nó cũng cho thấy cách dữ liệu di chuyển giữa hệ thống tự động (tiếp nhận, lưu) và con người (HR, quản lý).

Nắm vững các bước và quy trình trong công việc là điều kiện tiên quyết để đạt hiệu quả cao, điều này cũng đúng trong việc tìm hiểu và thực hành các nghi lễ văn hóa, nơi mà từng chi tiết đều mang ý nghĩa riêng, chẳng hạn như cách bày biện trên bàn thờ [ông thần tài thổ địa].

Những sai lầm thường gặp khi vẽ sơ đồ BFD là gì?

Những lỗi phổ biến nhất mà người mới học vẽ BFD hay mắc phải?
Khi mới bắt đầu với bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải, bạn có thể mắc phải một vài lỗi cơ bản. Đừng lo lắng, đó là chuyện bình thường! Quan trọng là nhận ra và sửa chữa chúng.

• Nhầm lẫn giữa BFD và Flowchart (Lưu đồ): Flowchart mô tả trình tự các bước hành động, có thể có điểm bắt đầu/kết thúc, điểm quyết định (hình thoi). BFD tập trung vào luồng dữ liệu, không phải trình tự hành động cụ thể.
• Sử dụng sai ký hiệu: Dùng hình chữ nhật cho Data Store, dùng hình elip cho Process… Việc này làm sơ đồ của bạn khó hiểu và không theo chuẩn chung.
• Luồng dữ liệu không logic: Mũi tên đi từ Data Store đến Tác nhân ngoài mà không qua Process nào xử lý? Dữ liệu đi vào Process nhưng không đi ra? Dữ liệu đi từ tác nhân ngoài này sang tác nhân ngoài khác mà không qua Process? Những điều này thường là sai. Dữ liệu phải được xử lý bởi Process trước khi đến hoặc đi từ Data Store/Tác nhân ngoài.
• Tên ký hiệu/luồng dữ liệu không rõ ràng: “Process A”, “Data”, “Kho CSDL” không giúp người đọc hiểu đó là gì. Tên cần cụ thể, ví dụ: “Xử lý yêu cầu”, “Thông tin đơn hàng”, “Cơ sở dữ liệu khách hàng”.
• Phạm vi không rõ ràng: Quy trình quá rộng hoặc quá hẹp, khiến việc vẽ trở nên khó khăn hoặc sơ đồ không cung cấp đủ thông tin cần thiết.
• Bỏ sót thành phần: Thiếu Tác nhân ngoài, Process, Data Store hoặc luồng dữ liệu quan trọng trong quy trình.

Chị Lê Thị Mai, một Giảng viên Phân tích & Thiết kế Hệ thống, chia sẻ: “Tôi thấy nhiều bạn sinh viên khi làm bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải thường quá tập trung vào việc ‘vẽ’ mà quên mất ‘phân tích’. Phải phân tích kỹ quy trình, hiểu rõ từng bước và dữ liệu liên quan thì mới vẽ đúng được. Đừng ngại đọc kỹ lại đề bài hoặc mô tả quy trình nhiều lần.”

Làm sao để vẽ sơ đồ BFD chính xác và hiệu quả hơn?

Những bí quyết giúp bạn vẽ BFD “chuẩn không cần chỉnh”?
Sau khi đã thử sức với các bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải và rút kinh nghiệm từ những sai lầm, đây là một vài mẹo nhỏ giúp bạn nâng cao kỹ năng của mình:

• Đọc và hiểu kỹ mô tả quy trình: Đây là bước quan trọng nhất. Đảm bảo bạn hiểu rõ quy trình bắt đầu từ đâu, kết thúc ở đâu, các bước chính là gì, ai tham gia, dữ liệu gì được sử dụng và lưu trữ.
• Liệt kê các thành phần trước khi vẽ: Ghi nháp ra giấy hoặc dùng bullet point để liệt kê tất cả Tác nhân ngoài, Process, Data Store mà bạn xác định được. Điều này giúp bạn không bị sót.
• Vẽ từ tổng quan đến chi tiết: Bắt đầu với sơ đồ ngữ cảnh (chỉ có 1 Process trung tâm và các Tác nhân ngoài tương tác). Sau đó mới đi sâu vào BFD mức 0, mức 1… (chia nhỏ Process thành các Process con). Tuy nhiên, với các bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải đơn giản, bạn có thể đi thẳng vào BFD mức 0 hoặc mức 1.
• Sử dụng phần mềm hỗ trợ: Có rất nhiều công cụ online và offline giúp bạn vẽ BFD dễ dàng hơn như draw.io, Lucidchart, Visio… Sử dụng các công cụ này giúp sơ đồ trông chuyên nghiệp và dễ chỉnh sửa.
• Nhờ người khác xem lại: Một góc nhìn khác có thể giúp bạn phát hiện ra những điểm chưa logic hoặc bị sót.
• Đối chiếu với thực tế: Nếu có thể, hãy trao đổi với những người thực sự thực hiện quy trình đó để xác nhận lại sơ đồ của bạn có đúng với thực tế không.
• Luôn giữ sự nhất quán: Sử dụng cùng một quy ước đặt tên, cùng một bộ ký hiệu trong toàn bộ sơ đồ.
• Chú trọng luồng dữ liệu: Nhớ rằng BFD là về luồng dữ liệu. Đảm bảo mũi tên thể hiện đúng loại dữ liệu và hướng di chuyển của nó.

Một chuyên gia phân tích hệ thống giả định, Anh Nguyễn Đức Thắng, cho lời khuyên: “Khi tôi kiểm tra sơ đồ BFD, tôi luôn tự hỏi: Dữ liệu này đến từ đâu? Sau khi qua Process này thì nó đi đâu? Nó được lưu trữ ở đâu? Ai/Cái gì sử dụng nó tiếp theo? Trả lời được những câu hỏi này sẽ giúp bạn vẽ sơ đồ BFD mạch lạc và chính xác.”

Việc thực hành và hoàn thiện kỹ năng vẽ BFD giống như việc bạn rèn luyện để trở thành một nghệ nhân vậy, đòi hỏi sự kiên nhẫn, tỉ mỉ và không ngừng học hỏi. Điều này có nét tương đồng với cách thế hệ đi trước gìn giữ và phát huy những giá trị văn hóa tinh thần, như tín ngưỡng thờ cúng [ông thần tài thổ địa], luôn cần sự chăm chút và hiểu biết sâu sắc.

BFD có vai trò gì trong báo cáo thực tập?

Sơ đồ BFD giúp báo cáo thực tập của bạn “ăn điểm” như thế nào?
Đối với sinh viên làm báo cáo thực tập, việc đưa sơ đồ BFD vào báo cáo là điều gần như bắt buộc trong lĩnh vực liên quan đến công nghệ thông tin, hệ thống thông tin, quản lý… Nó thể hiện khả năng của bạn trong việc:

• Hiểu rõ quy trình nghiệp vụ: Bạn chứng minh được mình đã dành thời gian tìm hiểu cách công ty/bộ phận nơi bạn thực tập đang hoạt động.
• Phân tích hệ thống: Bạn có khả năng bóc tách một quy trình phức tạp thành các thành phần cơ bản, xác định được luồng thông tin.
• Trình bày khoa học, trực quan: Một sơ đồ BFD rõ ràng giúp báo cáo của bạn dễ đọc, dễ hiểu hơn rất nhiều so với chỉ toàn chữ là chữ. Giảng viên có thể nhanh chóng nắm bắt được bối cảnh hệ thống bạn đang phân tích hoặc đề xuất.
• Đặt nền móng cho các phân tích tiếp theo: BFD thường là cơ sở để bạn vẽ các sơ đồ khác ở mức chi tiết hơn (như DFD – Data Flow Diagram) hoặc đề xuất cải tiến quy trình.

Nói tóm lại, sơ đồ BFD trong báo cáo thực tập không chỉ là “có cho đủ”, mà nó là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn thể hiện năng lực chuyên môn và làm cho báo cáo của bạn trở nên thuyết phục hơn. Luyện tập bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải chính là cách để bạn chuẩn bị tốt nhất cho phần này.

Tóm lại là…

Vậy là chúng ta đã cùng nhau khám phá về sơ đồ BFD, các ký hiệu, cách vẽ từng bước, những lỗi hay gặp và quan trọng nhất là thực hành với các bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải chi tiết. Hy vọng rằng những kiến thức và bài tập này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi phải đối mặt với BFD trong học tập và công việc.

Nhớ rằng, lý thuyết chỉ là điểm khởi đầu. Việc thực hành, đặc biệt là với các bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải, mới là con đường dẫn đến sự thành thạo. Đừng ngại thử sức với nhiều quy trình khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp. Càng vẽ nhiều, bạn sẽ càng nhạy bén hơn trong việc phân tích và biểu diễn quy trình dưới dạng BFD.

Nếu gặp khó khăn hay có bất kỳ câu hỏi nào trong quá trình thực hành các bài tập vẽ sơ đồ BFD có lời giải, đừng ngần ngại tìm kiếm thêm tài liệu hoặc hỏi thầy cô, bạn bè. Cộng đồng học tập luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.

Chúc bạn thành công trên con đường chinh phục sơ đồ BFD và hoàn thành xuất sắc báo cáo thực tập hay đồ án của mình! Hãy thử ngay những bài tập trên và xem kết quả của bạn có giống với lời giải không nhé!