Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi Th.S Lê Thị Ánh – CEO Trung tâm Lê Ánh – Giảng viên khóa học hành chính nhân sự.
Quản Trị Hành Chính Văn Phòng là gì? Nhân viên quản trị hành chính văn phòng làm những công việc gì? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết về khái niệm, chức năng, nhiệm vụ và tiêu chuẩn của một nhân viên hành chính văn phòng.
Mục Lục
Mục Lục
- Quản trị hành chính văn phòng là gì?
- Chức năng của quản trị hành chính văn phòng
- Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính
- Các cấp bậc trong quản trị hành chính
- Nhân viên hành chính văn phòng: Công việc và tiêu chuẩn
KPI phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả công việc của bộ phận này.
Quản trị hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh, bao gồm soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích truyền đạt thông tin hiệu quả. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra để đạt được mục tiêu. Vậy, quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.
Khóa học nghiệp vụ hành chính nhân sự cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc này.
Chức năng của quản trị hành chính văn phòng
- Hoạch định công việc hành chính
- Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
- Kiểm soát công việc hành chính
- Cung cấp dịch vụ hành chính văn phòng
Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính
Nhà quản trị hành chính cần đáp ứng các tiêu chuẩn sau:
- Có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên môn về quản trị hành chính văn phòng.
- Có khả năng đảm nhiệm công việc hành chính văn phòng.
- Có khả năng đào tạo nhân viên hành chính trong công ty.
- Có tư duy khoa học và sẵn sàng tiếp nhận phương pháp làm việc mới.
- Gần gũi, hòa đồng với nhân viên.
- Khéo léo trong giao tiếp, ứng xử.
- Phong cách lịch sự, chuyên nghiệp.
- Kiểm soát cảm xúc tốt.
- Sáng tạo và tự tin.
- Có óc phán đoán và khả năng thuyết phục.
Các cấp bậc trong quản trị hành chính
Quản trị hành chính văn phòng được chia thành 3 cấp bậc:
Cấp nhân viên
- Nhân viên lễ tân: Đón tiếp khách, xử lý thông tin ban đầu.
- Nhân viên hỗ trợ hành chính: Lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy.
Yêu cầu: Có nghiệp vụ hành chính văn phòng cơ bản.
Cấp thư ký
- Trợ lý riêng: Hỗ trợ giám đốc, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc.
- Thư ký tổng quát: Thực hiện công việc hành chính tổng quát, quản trị hồ sơ.
Yêu cầu: Nghiệp vụ chuyên môn cao, có óc sáng tạo, phân tích, phán đoán, kinh nghiệm từ 1 năm trở lên.
Cấp quản trị
- Nhân viên hành chính văn phòng: Yêu cầu trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng, kinh nghiệm ít nhất 2 năm.
- Trưởng phòng/giám đốc hành chính: Yêu cầu kỹ năng và tố chất quản trị, trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên.
Khóa học tin học văn phòng cho người đi làm giúp nâng cao kỹ năng tin học văn phòng, hỗ trợ tốt cho công việc hành chính.
Nhân viên hành chính văn phòng: Công việc và tiêu chuẩn
Công việc của nhân viên hành chính văn phòng
Nhân viên hành chính thường đảm nhận các nhóm công việc sau:
- Lễ tân văn phòng: Trả lời điện thoại, đón tiếp và hướng dẫn khách.
- Thư ký hỗ trợ: Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị.
- Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ.
- Chấm công, thực thi chính sách.
- Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị.
- Duy trì môi trường làm việc.
- Hỗ trợ các vấn đề pháp lý.
Đề tài Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành quản lý nhà nước cũng là một nguồn tài liệu tham khảo hữu ích.
Tiêu chuẩn của nhân viên hành chính văn phòng
Về tố chất: Nhanh nhẹn, tháo vát, nhiệt tình, tỉ mỉ, chính xác, có tư duy khoa học, óc sắp xếp và sức khỏe tốt.
Về kỹ năng: Kỹ năng quản lý thời gian, hợp tác, làm việc nhóm, bao quát, tổng hợp, giao tiếp, xử lý tình huống, ngoại ngữ và tin học văn phòng.
Về kinh nghiệm: Kinh nghiệm đa dạng trong nhiều lĩnh vực được đánh giá cao.
Cơ sơ lý luận về công tác quản trị cơ sở vật chất kĩ thuật trong khách sạn cung cấp kiến thức về quản trị, áp dụng được trong nhiều lĩnh vực.
Kết luận
Hành chính văn phòng là công việc ổn định, lâu dài và có nhiều cơ hội phát triển. Với những ai mong muốn tìm kiếm sự ổn định và có “đất” để phát huy năng lực, đây là một lựa chọn nghề nghiệp đáng cân nhắc.
