Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty sẽ được mình chia sẻ dưới bài viết này. Có thể các bạn vẫn đang thắc mắc là quy trình nhập khẩu của 1 hàng hóa nào đó vào công ty sẽ bao gồm những gì đúng không nào.
Thì bài viết này sẽ chia sẻ cho các bạn biết nha. Thì ngoài việc mình hay viết blog tâm sự, chia sẻ kinh nghiệm, bài học, hay những tài liệu cho các bạn thì mình còn có thuê viết báo cáo tốt nghiệp nữa đó. Có thắc mắc hay chưa viết được bài thì hãy nhắn tin mình nha
QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY LINH KIỆN ĐIỆN TỬ NHẬT HOA
Theo quy trình nhập khẩu chung thì để ký kết một hợp đồng nhập khẩu hàng hóa, cần phải nghiên cứu nhu cầu thị trường trong và ngoài nước để xác định loại hàng và số lượng hàng cần nhập, nhưng vì Linh kiện điện tử Nhật Hoa là một công ty xây dựng, chuyên nhập vật liệu như sàn vinyl, phòng kín,..để cung cấp cho các dự án xây dựng, nên công ty đã có được đầu ra chắc chắn. Vì vậy công ty không phải trải qua quá trình nghiên cứu thị trường. Thêm vào đó, Linh kiện điện tử Nhật Hoa không trực tiếp đứng ra thuê phương tiện vận tải và nhận hàng tại cảng, mà công ty đã ký hợp đồng với Forwader để đảm nhận. Do đó, trên thực tế quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa chỉ bao gồm các bước cơ bản dưới đây:
Mục Lục
BƯỚC 1: GIAO DỊCH, ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
GIAO DỊCH VÀ ĐÀM PHÁN:
Sau khi các dự án đấu thầu của công ty được thông qua thì công ty bắt đầu đàm phán với các nhà cung ứng. Đây là một trong những bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất của quy trình nhập khâu hàng hóa, nếu thương lượng, đàm phán tốt Linh kiện điện tử Nhật Hoa có thể tiết kiệm được một khoản tiền do được giá ưu đãi hoặc được nhận chiếc khấu, giảm giá. Đàm phán là việc hai bên bàn bạc trao đổi với nhau về các điều kiện mua bán để đi đến thống nhất ký kết hợp đồng.
Vì hỏi hàng không ràng buộc trách nhiệm hai bên với nhau, nên Linh kiện điện tử Nhật Hoa có thể hỏi gửi thư hỏi hàng đến nhiều nhà cung cấp khác nhau. Trước tiên, dựa trên những nhà cung cấp cũ mà mình đã ký hợp đồng, Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ chủ động gửi thư hỏi hàng cho nhà cung cấp, sau đó họ sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, quy cách, phẩm chất, giá cả, số lượng, bao bì đóng gói, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, và các điều khoản thương mại khác,…. sau khi xem xét thông tin mà các đối tác cung cấp, nếu bên nào cung cấp thông tin phù hợp, giá cả phải chăng thì Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ liên hệ để xác nhận việc hợp tác và tiến hành đàm phán, thương lượng về giá cả hàng hóa và các điều khoản trong hợp đồng để thống nhất lại các điều khoản giao dịch và đi đến ký kết hợp đồng, thông thường để tiết kiệm chi phí và thời gian, hai bên sẽ đàm phán qua mail, fax hoặc sky.(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
KÝ KẾT HỢP ĐỒNG:
Sau khi việc đàm phán, thương lượng giữa hai bên đã đi đến thống nhất, Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ gửi đơn đặt hàng (PURCHASE ORDER) trong đó ghi rõ tên và số lượng hàng hóa cho nhà cung cấp, Dựa trên những thông tin về hàng hóa mà Linh kiện điện tử Nhật Hoa cung cấp, bên bán sẽ soạn thảo hợp đồng và hai bên sẽ đi đến ký kết, hợp đồng được ký thông qua mail hoặc fax…
XEM THÊM ==> Danh sách 8 Đề Cương Chi Tiết Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu
Hợp đồng ngoại thương của nước ta bắt buộc phải thể hiện dưới hình thức văn bản. Bởi đây là hình thức tốt nhất trong việc bảo vệ quyền lợi của cả hai bên, nó xác định rõ ràng mọi quyền lợi của cả hai bên, tránh được những hiểu nhầm do không thống nhất về quan niệm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho thống kê, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện.
Hợp đồng nhập khẩu gồm có các điều khoản chủ yếu sau:
+ Phần mở đầu: ghi thông tin về số hợp đồng, ngày và nơi ký hợp đồng, về chủ thể hợp đồng ( tên giao dịch, địa chỉ, số điện thoại…).
+ Điều khoản tên hàng: Tên hàng phải ghi rõ ràng chính xác, có thể ghi cụ thể địa danh sản xuất ( xuất xứ hàng hóa), nhà sản xuất, quy cách, tên thông dụng, tên thương mại, tên khoa học (nếu có)…
+Điều khoản số lượng: ghi rõ số lượng, khối lượng, quy cách, đơn vị đo lường. Nếu số lượng quy định khoảng chừng phải có một sai số có thể chấp nhận được. Trọng lượng hàng có thể tính cả trọng lượng bì hoặc không ( phải ghi rõ).
+ Điều khoảng phẩm chất: Hợp đồng phải ghi rõ tiêu chuẩn quy định phẩm chất hàng hóa, tính năng cơ, lý, hóa, công suất, hiệu suất ( máy móc), thẩm mỹ… để phân biệt hàng hóa này với hàng hóa khác. Cũng có thể căn cứ vào mẫu hàng hóa và các tài liệu kỹ thuật, nhãn hiệu hàng hóa hay căn cứ vào một tiêu chuẩn được công nhận trong tập quán
Thương mại Quốc tế.
+ Điều khoản bao bì: Điều quan trong trong kinh doah quốc tế là phải đảm bảo hàng hóa có bao bì phù hợp tính năng, hình dáng kích thước của hàng hóa và phương thức vận tải.
+ Điều khoản giao hàng: Công ty thường áp dụng điều kiện giao hàng FOB CIF trog Incoterm 2010.
+ Điều khoản giá cả: bao gồm đồng tiền tính giá và tỷ giá. Tùy theo điều kiện mà hai bên thỏa thuận, đồng tiền tính giá có thể dùng tiền của nước nhập khẩu, xuất khẩu hoặc một nước thứ ba. Tỷ giá áp dụng theo thỏa thuận của hai bên.
+ Điều khoản giao hàng: xác định thời hạn, địa điểm, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng. Thời hạn giao hàng là thời hạn mà nhà xuất khẩu phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Nếu hai bên không có thỏa thuận gì khác thì thời hạn này là lúc chuyển giao rủi ro, tổn thất từ bên xuất khẩu sang bên nhập khẩu.(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
+ Điều khoản thanh toán : hai bên thỏa thuận đồng tiền thanh toán, thời gian thanh toán, phướng thức thanh toán và các điều kiện đảm bảo hối đoái.
+ Phương thức thanh toán: Công ty chủ yếu chọn phương thức thanh toán bằng tín dụng chứng từ và chuyển tiền.
+ Điều khoản bảo hành: là sự bảo đảm của người bán về chất lượng hàng hóa trong thời gian nhất định được gọi là thời hạn bảo hành. Hai bên thỏa thuận về phạm vi đảm bảo của bên xuất khẩu, thời gian bảo hành và trách nhiệm của bên xuất khẩu trong thời gian bảo hành.
+ Điều khoản bất khả kháng: Hai bên thỏa thuận trách nhiệm cảu mỗi bên trong trường hợp rủi ro xảy ra.
THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
Sau khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết, tức là nghĩa vụ và quyền lợi của hai bên cũng bắt đầu có hiệu lực. Bên xuất khẩu phải có trách nhiệm thực hiện hợp đồng trước, tiến hành sắp xếp các công việc cần làm. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có phát sinh sự cố thì hai bên phải trao đổi cho nhau, bàn bạc hướng giải quyết. Để thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Linh kiện điện tử Nhật Hoa cần thực hiện các công việc sau
BƯỚC 2: THANH TOÁN MỘT PHẦN GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG (NẾU CÓ)
Thanh toán trong thương mại quốc tế là một trong những khâu quan trọng, đòi hỏi nhiều thủ tục ràng buộc và rủi ro. Ngày nay, nhiều phương thức thanh toán đã được hoàn thiện hơn, chặt chẽ hơn cũng như ít rủi ro hơn và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên xuất nhập khẩu trong buôn bán quốc tế. Với những phương thức thanh toán phổ biến hiện nay như: thanh toán bằng nhờ thu, thanh toán bằng chuyển tiền, thanh toán bằng phương thức mở thư tín dụng L/C.. thì Công ty TNHH Linh kiện điện tử Nhật Hoa áp dụng chủ yếu là phương thức tín dụng chứng từ (L/C) và phương thức chuyển tiền bằng điện (TT). Và các ngân hàng mà công ty thường xuyên thanh toán các hợp đồng nhập khẩu là ngân hàng Thương Mại Cổ phần An Bình (ABB) và ngân hàng Thương Mại Cổ phần Quân Đội (MBB)
Phương thức tín dụng chứng từ (Documentary Credits hoặc thường gọi là Letter of Credit (L/C))
Phương thức tín dụng chứng từ tuy mang lại sự an toàn về quyền sở hữu tài sản và sự ràng buộc về việc thực hiện các điều khoản hợp đồng cao nhất cho công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa lẫn nhà xuất khẩu nhưng đây lại là phương thức thanh toán tốn chi phí cao nhất.Thông thường, những hợp đồng nhập khẩu có giá trị lớn hoặc đối với những đối tác mới hoặc không thường xuyên thì công ty mới sử dụng phương thức thanh toán mở thư tín dụng L/C nhằm đảm bảo an toàn trong thanh toán.(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
• Nhìn chung, khi thanh toán tiền theo phương thức mở L/C tại ngân hàng An Bình hay ngân hàng Quân Đội thì cần có những hồ sơ chung như sau:
– Hồ sơ pháp lý
– Giấy đề nghị phát hành tín dụng thư ( theo mẫu của từng ngân hàng)
– Hợp đồng ngoại thương
– Giấy phép nhập khẩu/hạn ngạch (đối với các mặt hàng cần phải có giấy phép nhập khẩu/hạn ngạch)
• Sau đây là các bước khi thực hiện thanh toán L/C của công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa:
Mở L/C
Với vai trò là nhà nhập khẩu, sau khi ký kết hợp đồng mua bán với nước ngoài, công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ đến làm đơn xin mở L/C theo mẫu của ngân hàng. Đơn xin mở L/C là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa ngân hàng mở L/C với người xin mở L/C, ngoài ra đây cũng là cơ sở để ngân hàng tiến hành mở L/C cho bên xuất khẩu. Do đó, người nhập khẩu phải lập đơn một cách chính xác nhất và đúng với mẫu. Để mở thư Tín Dụng, công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa đã dựa vào hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết với bên bán để làm đơn xin mở tín dụng. Thông thường, mẫu in sẵn để làm đơn xin mở L/C gồm những nội dung như sau:
– Tên ngân hàng thông báo
– Tên , địa chỉ người thụ hưởng
– Loại hàng hóa
– Số tiền, loại tiền
– Đơn giá
– Ngày giao hàng cuối cùng
– Ngày hết hiệu lực của tín dụng
– Loại thư tín dụng
– Tên cảng đi, cảng đến
– Mô tả hàng hóa
– Cam kết thanh toán của doanh nghiệp xin mở thư tín dụng
XEM THÊM ==> Mẫu báo cáo công việc thực tập tại phòng xuất nhập khẩu
Ngoài ta trong thư tín dụng còn có phần xét duyệt của ban lãnh đạo Ngân hàng An Bình
Thực tế là để cho việc mở L/C được thuận tiện cũng như tránh sai sót và phải tu chỉnh nhiều lần thì công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa cũng đã Fax đơn xin mở L/C đến nhà xuất khẩu xem trước và cùng nhau bàn bạc hoặc có ý kiến bổ sung thêm.(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
Ký quỹ L/C
Bên cạnh việc xin mở L/C cùng với các chứng từ khác thì người nhập khẩu phải tiến hành ký quỹ một số tiền, số tiền ký quỹ này phụ thuộc vào từng mặt hàng, và đặc biệt là mối quan hệ giữa khách hàng với ngân hàng.
Hiện nay thông qua các hợp đồng đã có từ trước có thể thấy công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa thường áp dụng L/C trả chậm với mức ký quỹ L/C là 10% giá trị hợp đồng. Việc đi thực hiện mở L/C cũng như các bước trong khâu thanh toán của công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa thường do nhân viên Phòng Kế Toán thực hiện.
Khi đó, ngân hàng sẽ căn cứ vào nội dung xin mở thư tín dụng, nếu đáp ứng yêu cầu, ngân hàng sẽ lập L/C và phát hành tín dụng thư cho người thụ hưởng thông qua ngân hàng ở nước người xuất khẩu.
Phương thức chuyển tiền (Remittance)
• Việc chuyển tiền có thể được thực hiện bằng các cách sau: chuyển tiền bằng điện (điện hối – Telegraphic Transfers – TT) và chuyển tiền bằng thư (thư hối – Mail Transfers – MT). Hiện nay trên thị trường thì các nhà xuất nhập khẩu hầu như chỉ sử dụng điện hối và công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa cũng vậy.
• Với phương thức chuyển tiền bằng điện thì người bán sau khi giao hàng sẽ chuyển trực tiếp chứng từ cho người mua để người mua nhận hàng. Đây là phương thức mà người mua sau khi kiểm tra chứng từ thấy phù hợp thì yêu cầu ngân hàng của mình thanh toán tiền cho người bán.(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
• Phương thức chuyển tiền này thì cũng có nhiều hình thức như: trả trước, trả ngay, trả sau. Hiện nay công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa thường sử dụng phương thức chuyển tiền trả trước và trả sau, và đây cũng là phương thức thanh toán mà công ty sẽ sử dụng với những đối tác làm ăn thường xuyên và có uy tín hoặc những đơn hàng có giá trị nhỏ.
Để thanh toán theo phương thức chuyển tiền bằng điện tại ngân hàng ABBank thì cần những thủ tục sau:
• Đối với thanh toán ứng trước:
– Giấy đề nghị chuyển tiền bằng điện, có nội dung: chuyển tiền cho ai, tài khoản số,..Mục đích thanh toán, trị giá hàng, tên người chuyển tiền…
– Hợp đồng ngoại thương
– Giấy phép hoặc hạn ngạch (nếu có)
– Giấy giới thiệu của công ty
• Đối với thanh toán trả sau:
– Giấy giới thiệu của công ty
– Hợp đồng ngoại thương
– Giấy đề nghị chuyển tiền bằng điện
– Giấy đề nghị ngân hàng bán ngoại tệ (nếu trong tài khoản ngân hàng của công ty không có đủ tiền ngoại tệ để chi trả).
– Tờ khai hàng nhập khẩu
– Hóa đơn
Nhân viên Phòng Kế Toán của công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ đem bộ hồ sơ theo yêu cầu đến phòng thanh toán quốc tế của ngân hàng để làm thủ tục.
• Khi đó, đối với những hợp đồng nhập khẩu có giá trị lớn, công ty sẽ chuyển tiền ứng trước số % giá trị lô hàng (tùy theo hợp đồng, thông thường là 40%) cho nhà xuất khẩu. Tiếp đến khi nhận được B/L, Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ chuyển tiền cho nhà cung cấp để thanh toán khoản còn lại . Còn những hợp đồng có giá trị nhỏ, công ty sẽ chuyển tiền cho người bán sau khi nhận được B/L theo như thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết giữa hai bên.(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
BƯỚC 3: THUÊ TÀU VÀ MUA BẢO HIỂM (nếu có)
THUÊ TÀU:
• Do Linh kiện điện tử Nhật Hoa chuyên nhập khẩu các thiết bị, vật liệu từ các quốc gia như Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản,…Nên khoảng cách địa lý xa, mặt khác các mặt hàng nhập khẩu có khối lượng lớn nên vận chuyển chủ yếu bằng đường biển. Tùy theo đại điểm của khách hàng mà cảng đến là cảng Hải Phòng hoặc cảng Cát Lái.
• Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ cho chuyên chở hàng hoá có ý nghĩa quan trọng đối với quy trình thực hiện hơp đồng nhập khẩu, Nó trực tiếp ảnh hưởng tới tiến độ giao hàng, đến sự an toàn của hàng hoá và có liên quan nhiều đến nội dung của hợp đồng. Chính vì vậy, khi thuê phương tiện vận tải cần phải hiểu và nắm chắc nghiệp vụ cũng như cần có kinh nghiệm thực tế, nhất là trong trường hợp thuê tàu biển (một lĩnh vực rất phức tạp). Căn cứ vào điều kiện được quy định trong hợp đồng mà việc thuê tàu có thể do bên mua hoặc bên bán thuê,
Hiện tại công ty thường nhập khẩu theo 2 điều kiện là FOB và CIF trong Incoterm 2010.
• Nếu theo điều kiện FOB thì Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ là bên lo việc thuê tàu. Do việc thuê tàu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy thông thường, Linh kiện điện tử Nhật Hoa thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty vận tải chuyên nghiệp.
• Để tiến hành thuê phương tiện vận chuyển thì bên nhà cung cấp sẽ thông báo cho Linh kiện điện tử Nhật Hoa về thời gian hoàn thành việc sản xuất, ngày giao hàng dự kiến, cảng bốc hàng.(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
XEM THÊM ==> Một số Đề tài báo cáo thực tập ngành Ngoại Thương, Xuất nhập khẩu
• Lựa chọn Forwarder uy tín và ký hợp đồng chuyển. Sau đó, Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ chuyển những thông tin bên bán cung cấp cho Forwarder để chuẩn bị tàu. Khi sắp xếp xong chuyến tàu cho lô hàng, Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ thông báo cho nhà cung cấp những thông tin về tên tàu và số hiệu tàu, ngày dự kiến tàu vào nhận hàng, ngày dự kiến rời cảng, đặc biệt là tên người phụ trách và hãng hay đại lý vận tải kèm theo điện thoại và fax liên hệ tại quốc gia bên xuất khẩu.… để nhà xuất khẩu thực hiện đúng nghĩa vụ giao hàng. Trong quá trình chỉ định tàu, Linh kiện điện tử Nhật Hoa phối hợp theo dõi và giám sát việc liên hệ giữa Forwader với nhà cung cấp. Sau đó Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ tiến hành thanh toán cước phí ( trả trước hay trả sau) cho Forwarder theo yêu cầu và ủy quyền cho bên bán lấy vận đơn.
• Nếu lựa chọn điều kiện CIF thì bên phía nhà xuất khẩu sẽ thuê tàu đồng thời chịu mọi chi phí liên quan đến vận chuyển. Sau khi đã thuê phương tiện vận tải, bên nhà xuất khẩu sẽ thông báo tên và số hiệu tàu, lịch vận chuyển của tàu để bên Linh kiện điện tử Nhật Hoa thông báo cho Forwarder tiến hành ra cảng nhận hàng.
Lưu ý: Bên cạnh đó hai bên cũng cần lưu ý phải ghi rõ cảng bốc dỡ hàng trong hợp đồng để hạn chế trường hợp sai sót trong việc vận chuyển. Chẳng hạn như nếu giao hàng ở Hà Nội thì Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ quy định rõ trong hợp đồng cảng dỡ là cảng Hải Phòng cũng như nếu giao hàng tại TPHCM thì Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ quy định cảng dỡ là cảng Cát Lái.
MUA BẢO HIỂM : Bên cạnh việc thực hiện các thủ tục vận chuyển hàng, thuê phương tiện vận tải theo các điều kiện trên. Công ty cũng đồng thời tiến hành mua bảo hiểm cho lô hàng (nếu có)(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
Hàng hoá chuyên chở trên đường thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất vì thế để hạn chế những rủi ro trong vận chuyển do thiên tai, quá trình bốc dỡ hàng hoặc do yếu tố thời tiết. Việc mua bảo hiểm là một thủ tục cần thiết trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá giúp đảm bảo nguyên giá trị và chất lượng của lô hàng từ lúc hàng được bốc lên tàu ở cảng đi cho đến khi hàng được chuyển đến tay nhà nhập khẩu. Việc mua bảo hiểm cũng phụ thuộc vào 2 điều kiện FOB và CIF.
• Theo điều kiện CIF, CIP thì nghĩa vụ của người bán phải mua bảo hiểm vì lợi ích của người mua nhưng chỉ phải mua bảo hiểm ở một mức tối thiểu. Còn trong các điều kiện khác, các bên tự quyết định việc mua bảo hiểm nếu họ cảm thấy cần thiết tức là không bắt buộc phải mua bảo hiểm.Các đơn vị kinh doanh khi mua bảo hiểm phải xác lập nên một hợp đồng bảo hiểm.
• Theo điều kiện FOB, Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ tự mua bảo hiểm cho lô hàng của mình. Thường thì công ty sẽ ký hợp đồng với các công ty bảo hiểm như Bảo Việt, Bảo Minh, Bảo hiểm quân đội, Bảo hiểm Bưu điện PTI, Bảo hiểm PJCO Petrolimex theo điều kiện bảo hiểm loại A.
Để mua được bảo hiểm, Linh kiện điện tử Nhật Hoa cần phải có hợp đồng ngoại thương và các chứng từ liên quan đến việc giao hàng theo hợp đồng đó.
Mua bảo hiểm cho lô hàng được tiến hành theo các nghiệp vụ sau:
– Liên hệ với một trong các công ty bảo hiểm mà Linh kiện điện tử Nhật Hoa thường ký hợp đồng lấy thông tin về cước phí của loại bảo hiểm cần mua.
– Đàm phán và ký kết hợp đồng bảo hiểm.
– Cung cấp đầy đủ các thông tin mà công ty bảo hiểm cần như loại hàng hóa, số lượng, số ký mã hiệu, thư tín dụng, hợp đồng mua bán, hóa đơn; Giá trị hàng hóa;Tuyến hành trình; Điều kiện bảo hiểm; Số vận đơn; Tên phương tiện vận chuyển, ngày khởi hành.
– Điều quan trọng nhất đối với quyền lợi của người mua bảo hiểm là chọn mua theo điều kiện bảo hiểm nào (ICC A, B, C), số tiền bảo hiểm là bao nhiêu (CIF, 110% CIF …) và tỷ lệ phí là bảo hiểm là bao nhiêu? (thường căn cứ theo chủng loại hàng hóa và phương thức đóng gói).
– Thanh toán cước phí và nhận giấy chứng nhận bảo hiểm (Cargo Insurance certificate)
BƯỚC 4: THANH TOÁN PHẦN CÒN LẠI CỦA HỢP ĐỒNG VÀ NHẬN CHỨNG TỪ
Đối với lô hàng có giá trị lớn được thanh toán bằng phương thức chuyển tiền, hoặc đối với phương thức thanh toán bằng L/C thì mới thực hiện nghiệp vụ này.
• Sau khi gửi hàng, bên xuất khẩu sẽ gửi chứng từ cho ngân hàng phục vụ Linh kiện điện tử Nhật Hoa để ngân hàng khống chế chứng từ, Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ phối hợp với ngân hàng để kiểm tra bộ chứng từ, nếu chứng từ phù hợp thì Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ tiến hành thanh toán số tiền còn lại cho nhà cung cấp, sau đó ngân hàng sẽ giao bộ chứng từ cho Linh kiện điện tử Nhật Hoa để nhận hàng. Đôi khi bên xuất khẩu gửi cho bên nhập khẩu 01 bộ chứng từ gốc nhưng trên vận đơn ghi rõ “làm theo lệnh” của ngân hàng phát hành thư tín dụng thì Linh kiện điện tử Nhật Hoa phải xin ngân hàng ký hậu vận đơn, sau đó thanh toán và lấy bộ chứng từ đã ký hậu đi nhận hàng.(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
Chú ý: Việc thực hiện nghiệp vụ này đòi hỏi phải nhanh chóng và kịp tiến độ, vì hàng hóa nhập khẩu có thể đã về đến cảng dỡ hàng. Nếu kéo dài thời gian nhận hàng vì lý do chưa ký hậu vận đơn sẽ làm tăng nhiều chi phí có liên quan. Vì vậy, các nghiệp vụ nào cần thực hiện trước để có thể nhận được hàng luôn sẽ được Linh kiện điện tử Nhật Hoa quan tâm và chuẩn bị sớm.
BƯỚC 5: KHAI HẢI QUAN VÀ NHẬN HÀNG
• Khai hải quan là một trong những bước quan trọng không thể thiếu trong quy trình nhập khẩu hàng hóa. Đối với hàng nhập khẩu theo điều kiện FOB và CIF công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa đều phải tự làm thủ tục hải quan để nhập khẩu.
• Trước khi tàu cập cảng khoản 1-3 ngày, Forwarder sẽ gửi một thông báo hàng đến(Arrival notice) cho công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa. Khi nhận được giấy này, nhân viên bộ phận nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin trên giấy thông báo như tên tàu, chuyến tàu, ngày tàu đến, số container, . Và các thủ tục yêu cầu khi nhận D/O được ghi ở cuối tờ thông báo. Thường để nhận được D/O, công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa cần chuẩn bị các giấy tờ như: B/L gốc có ký hậu của ngân hàng nếu thanh toán theo phương thức thanh toán L/C, giấy giới thiệu, giấy báo hàng đến. Sau khi hoàn tất các thủ tục và đóng phí , nhân viên hãng tàu sẽ giao 4 bản D/O có đóng mộc ký phát của hãng tàu cho Linh kiện điện tử Nhật Hoa. Sau khi nhận được D/O nhân viên công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa kiểm tra lại nội dung của bộ D/O như số B/L, ngày tàu đến, thời hạn hiệu lực của D/O, số container, tên hàng, khối lượng, số lượng, trọng lượng,..xem có đúng hay chưa.
• Sau khi nhận được giấy thông báo hàng đến, nhân viên bộ phận mua hàng nước ngoài sẽ lên tờ khai hải quan, sau đó giao bộ chứng từ và tờ khai cho Forwarder để họ ra cảng nhận hàng thay
• Để làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa trong bước này, cần có bộ chứng từ và tờ khai hải quan để làm hồ sơ hải quan, thông thường sau khi hoàn thành nghĩa vụ thanh toán, người bán hàng sẽ gửi cho Linh kiện điện tử Nhật Hoa một bộ chứng từ gốc. Số lượng & loại giấy tờ sẽ quy định rõ trong hợp đồng mua bán, và thường gồm các chứng từ sau: Bộ vận tải đơn (Bill of Lading) gồm 3 bản chính, 3 bản copy; Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)- 3 bản chính, Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List)- 3 bản chính, Giấy chứng nhận xuất xứ (CO – Certificate of Origin): có thể theo mẫu D, E, AK… để được hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu, giấy chứng nhận chất lượng (CQ), đơn bảo hiểm ( nếu có). Căn cứ vào thông tin trên những chứng từ này, nhân viên bộ phận mua hàng nước ngoài sẽ tiến hành khai hải quan nhập khẩu theo quy định hiện hành. Việc kê khai này hiện được thực tiện qua phần mềm hải quan điện tử, tức là được khai và truyền dữ liệu qua mạng internet.(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
XEM THÊM ==> Các bước Quy trình thủ tục hải quan hàng nhập khẩu thương mại
• Ngày nay do thiết bị công nghệ hiện đại nên việc lên tờ khai hải quan cũng diễn ra nhanh chóng, đơn giản, Doanh nghiệp không phải đến trụ sở của cơ quan Hải quan mà có thể khai hải quan tại bất cứ địa điểm nào có máy tính kết nối mạng internet. Tờ khai hải quan điện tử có giá trị làm chứng từ vận chuyển hàng hóa nhập khẩu từ cảng về kho công ty. Hiện nay có nhiều phần mềm khai hải quan khác nhau, Tuy nhiên công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa đã sử dụng phần mềm ECUS để khai hải quan điện tử.
Để có đủ điều kiện khai báo hải quan diện tử, công ty Linh kiện điện tử Nhật Hoa đã đăng ký chữ ký số để khai báo dữ liệu đến cơ quan Hải Quan. Lợi tích mà doanh nghiệp được hưởng khi sử dụng chữ ký số thay cho tài khoản khai hải quan điện tử, chính là sự đảm bảo thuận tiện, nhanh chóng, an toàn trong giao dịch giữa cơ quan hải quan với doanh nghiệp, cơ quan hải quan dễ dàng xác thực được đối tượng tham gia trực tuyến, dữ liệu gửi đến mang tính bảo mật cao, tránh được tình trạng giả mạo truyền thông tin tờ khai
KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ VÀ ĐÓNG THUẾ
Để lên tờ khai hải quan điện tử, nhân viên bộ phận mua hàng nước ngoài sẽ tiến hành trình tự các bước như sau: Trước tiên với những thông tin trên chứng từ có được nhân viên tiến hành khai báo, nhập đầy đủ thông tin vào tờ khai trên phần mềm. Sau khi khai báo đầy đủ thông tin và gửi tới hệ thống của cơ quan hải quan . Sau đó cơ quan hải quan sẽ gửi thông tin phản hồi về số tờ khai, kết quả phân luồng, Về kết quả phân luồng, sẽ có ba trường hợp:
• Nếu kết quả là luồng xanh thì công ty được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan thì tiến hành in tờ khai trên hệ thống của mình để đi lấy hàng.
• Nếu hệ thống trả về kết quả phân luồng vàng thì nhân viên chịu trách nhiệm khai báo hải quan sẽ in các tờ khai và sau đó mang tờ khai này cùng bộ hồ sơ gồm Invoice, Packing list, Contract, B/L, C/O, C/Q lên trình hải quan. Nếu chứng từ chưa đủ thì họ sẽ yêu cầu bổ sung, nếu chứng từ đầy đủ và hợp lệ Hải Quan sẽ tiến hành thông quan lô hàng(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
• Nếu kết quả trả về là luồng đỏ thì cơ quan Hải quan sẽ kiểm tra thực tế chứng từ và hàng hóa xem có đúng với khai báo không. Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, phải làm nhiều thủ tục và tốn chi phí, thời gian, công sức nhất cho cả chủ hàng và hải quan.
NHẬN HÀNG VÀ LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN TẠI CẢNG
Khi có kết quả phân luồng và số tiền thuế nhập khẩu mà công phải nộp, nhân viên bộ phận kế toán sẽ đến ngân hàng chuyển tiền nộp thuế vào tài khoản của chi cục hải quan và nhận Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước đã được đóng mộc. Giấy nộp tiền chính là bằng chứng công ty đã nộp thuế, khi nộp vào hải quan mở tờ khai chỉ nộp bản copy. Sau khi hoàn tất thủ tục nộp thuế, Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ gửi bộ chứng từ kèm tờ khai hải quan và giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (bản copy) cho Forwarder để ra cảng làm thủ tục hải quan và nhận hàng.
Sau khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu xong, lúc này bộ phận giao nhận của Forwarder sẽ chuyển hàng về kho của Linh kiện điện tử Nhật Hoa tại Bình Dương hoặc chuyển thẳng đến công trình.
BƯỚC 6: KIỂM TRA HÀNG HÓA
Nếu hàng hóa được giao về kho Bình Dương thì bộ phận QS sẽ kiểm tra tình trạng, số lượng hàng hóa, nếu có vấn đề gì sẽ thông báo ngay cho bộ phận mua hàng nước ngoài để giải quyết
Nếu hàng hóa được chuyển thẳng đến công trình thì chủ đầu tư dự án đó sẽ kiểm tra lại lô hàng, nếu có mất mát hay hư hỏng gì sẽ thông báo trực tiếp cho Linh kiện điện tử Nhật Hoa để sớm giải quyết vấn đề.
Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty đều đã được chia sẻ hết rồi, các bạn còn thắc mắc gì nữa không nào. Nếu vẫn chưa giải đáp được thắc mắc của bạn thì hãy nhắn tin liên hệ mình nha mình sẽ giải đáp thêm cho các bạn
